Tipe / Bentuk Organisasi, Rentang kendali (span of control), Contoh Nyata Struktur Organisasi serta Analisis

Tipe-tipe organisasi

1. Organisasi Garis (Line Organization)
2. Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
4. Organisasi Panitia (Commit Organization)

Organisasi Garis (Line Organization)

Organisasi Garis adalah tipe organisasi yang tertua dan paling sederhana. Dalam organisasi garis, tugas-tugas perencanaan, pengendalian dan pengawasan berada satu tangan garis kewenangan (line authority) langsung dari pimpinan kepada bawahan. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri organisasi garis adalah:

• Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang.
• Jumlah karyawan sedikit.
• Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi.
• Belum terdapat spesialisasi.
• Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan.
• Struktur organisasi sederhana dan stabil.
• Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil.
• Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan).

Keuntungan-keuntungan penggunaan Organisasi Garis (Line Organization):

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik.
2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan).
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat.
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan.
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi.
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat.
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya.
10. Pengawasan berjalan efektif.

Kelemahan-kelemahan Organisasi Garis (Line Organization):

1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi.
2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri.
3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri.
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan.
6. Kurang tersedianya staf ahli.

Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization)

Tipe organisasi garis dan staf pada umumnya digunakan untuk organsasi yang besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson. Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah:

• Organisasinya besar dan bersifat kompleks.
• Jumlah karyawan banyak.
• Daerah kerjanya luas.
• Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi.
• Pimpinan begitu pula sesama karyawan tidak lagi semuanya saling mengenal.
• Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara maksimal.

Dalam Organisai Garis dan Staff terdapat tiga komponen utama yaitu:

1. Pimpinan : Mengendalikan dan bertanggung jawab atas kelancaran organisasi dalam arti menentukan tujuan, menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
2. Pembantu pimpinan atau staf : Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengendalian.
3. Pelaksana : Komponen organisasi yang melaksanakan tugas-tugas yang telah ditentukan dari atas.

Keuntungan penggunaan Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization):

1. Asas kesatuan komando tetap ada.
2. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
3. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana.
4. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
5. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
6. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
7. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya.
8. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
9. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli.

Kelemahan-kelemahan Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization):

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat.
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting.
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf.
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang.
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar.
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini.
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

1. Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Pada umumnya yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.

Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain adalah:

1. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan.
2. Dalam melaksanakan tugas tidak banyak memerlukan koordinasi terutama pada tingkat pelaksanaan bawahan karena bidang tugasnya sudah tegas dan jelas digariskan.
3. Pembagian unit-unit organisasi didasarkan pada spesialisasi tugas.
4. Para direktur mempunyai wewenang komando terhadap unit-unit yang berada dibawahnya atas namanya sendiri, tidak perlu atas nama direktur utama.
5. Organisasi fungsional pada umumnya digunakan dalam perusahaan-perusahaan yang pembidang tugasnya dapat digriskan secara tegas, umpamanya unit produksi, unit pemasaran, unit keuangan.

Keuntungan-keuntungan Organisasi Fungsional (Functional Organization):

1. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal.
2. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing.
3. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan.
4. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib.
5. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6. Pembidangan tugas menjadi jelas.

Kelemahan-kelemahan Organisasi Fungsional (Functional Organization):

1. Pekerjaan seringkali sangat membosankan.
2. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.
3. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan.

Organisasi Panitia (Commit Organization)

Tipe organisasi panitia pada umumnya dibentuk dalam waktu yang terbatas untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu. Ciri-ciri organisasi panitia antara lain adalah:

1. Tugasnya tertentu dan jangka waktu berlakunya terbatas.
2. Seluruh unsur pimpinan duduk dalam panitia baik sebagai ketua maupun sebagai anggota.
3. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif, oleh sebab itu tanggung jawabpun secara kolektif pula.
4. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang pada umumnya sama.
5. Para pelaksana dikelompokkan menurut bidang dan tugas tertentun yang harus dilaksanakan dalam bentuk tugas (task force).

Keuntungan-keuntungan Organisasi Panitia (Commit Organization):

1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan.
2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil.
3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin.

Kelemahan-kelemahan Organisasi Panitia (Commit Organization):

1. Proses decision making sangat lambat.
2. Biaya operasional rutin sangat tinggi.
3. Apabila masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

• Rentang kendali (Span of Control)

Rentang kendali menggambarkan jumlah orang yang harus melapor kepada seorang manajer. Dengan semakin meningkatnya rentang kendali akan berakibat pada menurunnya jumlah lapisan hirarki pada suatu organisasi. Akibat lain adalah semakin berkurangnya kerumitan organisasi serta berkurangnya biaya manajerial yang disebabkan struktur organisasi yang semakin sederhana serta semakin sedikitnya manajer yang harus diperkerjakan. Namun demikian keunggulan ini akan dilemahkan oleh menurunnya efektivitas organisasi disebabkan munculnya sumbatan informasi dan pengambilan keputusan, dimana seorang manajer diharuskan menerima dan menganalisis informasi serta membuat keputusan terlalu banyak, disamping harus mengarahkan kegiatan bawahan yang terlalu banyak juga.

Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali manajerial :

1. Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam menentukan jumlah bawahan atau rentang kendali.
2. Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem informasi.

• Contoh Struktur Organisasi

Bangun Baja Cipta Mandiri didirikan pada tahun 1997. Sebelum menjadi PT, awalnya adalah sebuah bengkel kecil yang diberi nama Bengkel 99 yang berdiri sudah cukup lama, yaitu sejak tahun 1985, khusus menangani pekerjaan tralis dan pagar di daerah Bekasi. Saat itu hampir 60% perumahan di Bekasi dilayani oleh PT.Bangun Baja Cipta Mandiri. Dengan berjalannya waktu, PT. Bangun Baja Mandiri mulai menangani pekerjaan di proyek-proyek PT. Total Bangun Persada hingga akhirnya menjadi rekanan tetap PT. Total Bangun Persada sampai saat ini. Menyadari bahwa PT. Bangun Baja Cipta Mandiri terus berkembang, maka nama Bengkel 99 diubah menjadi sebuah usaha berbadan hukum dengan nama PT. Bangun Baja Cipta Mandiri. Ruang lingkup pekerjaan yang ditangani oleh PT. Bangun Baja Cipta Mandiri adalah :

• Pekerjaan konstruksi baja dan atap.
• Pekerjaan besi (railing, grill, tangga, dll).
• Pekerjaan sipil.
• Pekerjaan pemeliharaan bangunan dan pabrik.

1. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT. Bangun Baja Cipta Mandiri

• Wewenang dan Tanggung Jawab

Direktur Utama

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Mengawasi jalannya perusahaan.
2. Mengawasi kinerja pegawai.
3. Mengawasi pemasukan dan pengeluaran proyek.

Direktur

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab kepada Direktur Utam
2. Memimpin, membina dan mengendalikan jalannya
3. Menetapkan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
4. Mengambil keputusan.
5. Mengontrol pertumbuhan aktifitas perusahaan.
6. Mengawasi kinerja perusahaan.
7. Menandatangani dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan perusahaan.
8. Menerima dan reviewing laporan berkala dan tahunan secara menyeluruh.
9. Merancang target.
10. Mengembangkan serta menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek.
11. Membawahi manager – manager.

Engineering and Estimate

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Mengawasi kinerja m
2. Memperbaiki mesin yang rusak.
3. Pemeliharaan mesi

Project Manager

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas jalannya suatu proyek.
2. Mengawasi supervisor dalam melaksanakan tugasnya.

Administrasi dan Keuangan

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Menyimpan data-data yang berhubungan dengan
2. Mengatur pengeluaran dan pemasukan perusahaan.
3. Membuat laporan keuangan yang akan diserahkan kepada Direktur.

Purchasing

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Mengontrol pem
2. Mentasfir atau mengestimasi barang.
3. Mengatur pembelian agar tidak sampai dibawah limit stok.

Workshop Supervisor

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Membimbing dan mengawasi kinerja pekerja workshop.
2. Mendelegasikan tugas-tugas yang berhubugan dengan proyek kepada pekerja

Supervisor

Wewenang dan tanggung jawab :

1. Mengawasi kinerja pekerja
2. Mengawasi perkembangan proyek.

• Contoh Analisis Dalam Perusahaan

Tata Laksana yang sedang berjalan di PT Bangun Baja Cipta Mandiri

Tata laksana yang sedang berjalan di perusahaan meliputi tata laksana penawaran proyek, tata laksana pembelian material dan tata laksana penjualan proyek.

Tata Laksana Penawaran Proyek

1. Perusahaan mengajukan company profile pada klien.
2. Klien melihat apakah perusahaan memenuhi kualifikasi.
3. Jika perusahaan  memenuhi  kualifikasi  maka  perusahaan  dipanggil untuk mengikuti rapat tender.
4. Direktur menerima blue print dari klien.
5. Klien menentukan tanggal untuk pembuatan surat penawaran.
6. Perusahaan membuat surat penawaran.
7. Klien mengevaluasi surat penawaran.
8. Klien melakukan negosiasi dengan semua kontraktor dan ditentukan pemenang tender.
9. Klien mengurus dokumen kontrak.
10. Perusahaan mengajukan surat pengajuan uang muka.
11. Perusahaan mengajukan persetujuan material, jika sudah disetujui maka perusahaan melakukan pemesanan material, jika tidak disetujui maka melakukan pengajuan ulang.
12. Perusahaan mengajukan persetujuan gambar kerja.
13. Perusahaan mengajukan mockup unit / m
14. Perusahaan mengajukan jadwal pelaksanaan pengerjaan.

Tata Laksana Pembelian Material

1. Direktur memperkirakan  material  apa  saja  yang  dibutuhkan  untuk suatu proyek dan menyerahkannya pada bagian pem
2. Bagian pembelian melakukan pembelian dengan memberikan order pembelian kepada pem
3. Bagian pembelian mengirimkan order pembelian pada pemasok untuk mengirimkan barang yang sudah dipesan.
4. Pemasok mengirimkan barang beserta kuitansi pembelian m
5. Bagian pembelian memeriksa apakah barang yang dikirimkan sesuai dengan order pembelian atau tidak, apabila tidak, kembali menghubungi pem
6. Berkas pembelian yang berupa kuitansi diserahkan kepada bagian administrasi dan keuangan.
7. Bagian administrasi dan keuangan melakukan pembayaran kepada pem

Tata Laksana Penjualan Produk

1. Direktur mendapatkan proyek dari klien serta memberikan spesifikasi jasa konstruksi yang diminta klien. Spesifikasi mencakup harga, cara pembayaran, dan lain lain.
2. Setelah melakukan negosiasi, perusahaan melakukan pekerjaan yang diminta oleh klien.
3. Terjadi serah terima pertama, perusahaan menyerahkan pekerjaan kepada pihak klien.
4. Ditentukan tanggal untuk serah terima kedua, apabila pekerjaan konstruksi perusahaan sudah baik, klien akan melunasi pembayaran, tetapi apabila pekerjaan konstruksi perusahaan masih ada kekurangan, maka setelah diperbaiki, klien baru akan melunasi pem
5. Klien memberikan surat keterangan yang menyatakan bahwa perusahaan telah menyelesaikan pekerjaan yang diminta dengan baik dan benar.

DFD Context Diagram

DFD Context Diagram

 

Permasalahan yang Dihadapi

1. Membutuhkan waktu yang lama dalam mencari daftar klien, karena data klien masih dengan sistem berkas.
2. Mengalami kesulitan dalam memeriksa pembayaran klien.
3. Data perusahaan yang berupa berkas-berkas kontrak tidak tersusun rapi dan kemungkinan untuk hilang dan rusak sangat m
4. Berkas Pembelian material yang masih disimpan secara m

Analisis Kebutuhan Informasi

Berdasarkan survei yang dilakukan pada perusahaan maka dapat disimpulkan sistem operasi proyek yang dibutuhkan adalah sistem yang dapat membuat datanya menjadi terintegrasi sehingga dapat meningkatkan akurasi dan integritas terhadap data penjualan dan pelaksanaan proyek. Diantaranya adalah sistem yang menyediakan informasi tentang pembelian material, pelaksanaan proyek, pembayaran klien, daftar klien.

Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi oleh PT. Bangun Baja Cipta Mandiri, maka perlu dibuat rancangan basis data sistem operasi proyek yang dapat membantu memberikan informasi klien, membantu memeriksa pembayaran klien, menangani berkas pembelian material dan berkas kontrak.  Dengan  adanya  sistem  operasi  proyek,  data-data  akan  terintegrasi dengan baik serta menjamin data yang tersedia lengkap dan akurat.

Tentang yantoawaludin

saya cinta Indonesia

‹ Dua Bulan di Akhir Tahun

Konflik ›

Tagged with: softskill
Ditulis dalam GUNADARMA, Soft Skill